В статье рассмотрены задачи и функции единого центра управления ИТ-архитектурой организации, практические примеры, технологические особенности, информационная структура, экономические эффекты, методика разработки и внедрения. Большое внимание уделено архитектурному подходу, т.е. взаимосвязи ИТ-архитектуры и бизнес-архитектуры на единой базе данных (платформе).
В организациях возникают значительные проблемы в области ИТ, когда информация по ИТ-архитектуре:
- является скрытой и доступна только узкому кругу специалистов, которые знают, где её искать, и как её интерпретировать
- является разрозненной и хранится на большом количестве разных не связанных друг с другом ресурсов
- не является оцифрованной, а хранится «в головах» узкого круга специалистов, или фрагментами в документах
- не связана или даже противоречит бизнес-архитектуре и бизнес-процессам
- содержит внутренние противоречия и несогласованность
- является не актуальной (устаревшей), обновляется только фрагментами и медленно (редко)
Для решения данных проблем необходима разработка единого центра управления ИТ-архитектурой организации (далее – ЕЦУИТ, см. Рис. 1). ЕЦУИТ – это ИТ-система (включая базу данных), которая содержит и позволяет за несколько секунд получить полную актуальную и взаимосвязанную информацию в оцифрованном виде о любом объекте ИТ-архитектуры организации, а также реализует управленческие функции.
В качестве объектов выступают:
- технологические процессы / процедуры
- ИТ-системы / программные продукты
- подразделения / должности / роли, включая персонал ИТ-департамента и участников технологических процессов
- ИТ-оборудование, материальные ресурсы
- базы данных
- ИТ-проекты
Информация по каждому объекту включает следующее:
- все детальные параметры и атрибуты объекта
- все необходимые отчёты, модели и документы по объекту
- операционные риски (и другие риски)
- показатели, метрики
- связанные с объектом задачи и требования
- связи и интеграции с другими объектами корпоративной архитектуры
Оцифрованный вид информации включает:
- иерархические справочники (классификаторы)
- графические модели в соответствии с общепринятыми нотациями (стандартами)
- электронные документы и отчёты
- внутри документов и моделей проставлены «быстрые ссылки» (связи) на другие объекты корпоративной архитектуры, документы и модели
- большинство документов и отчётов генерируются автоматически на основе базы данных
Сразу обратим внимание, что в работе должен применяться архитектурный подход (см. Рис. 2), а ИТ-архитектура не должна быть изолированной. Поэтому на практике ЕЦУИТ обычно входит в состав единого центра управления организацией (ЕЦУО), который включает в себя всю оцифрованную информацию о деятельности организации. Другими словами, это комплексная цифровая модель или «цифровой двойник» организации.
- Предоставление полной и актуальной информации по ИТ-архитектуре руководству организации для принятия решений и выполнения управленческих задач.
- Поддержка принятия решений с помощью готовых аналитических моделей, например: как обеспечить исполнение регламентов процессов и ИТ-инструкций, как ускорить выполнение технологических процессов, как минимизировать операционные риски.
- Предоставление необходимой и достаточной информации по ИТ-архитектуре сотрудникам организации для выполнения ими должностных задач, процессов и проектов.
- Отслеживание и анализ влияний между объектами ИТ-архитектуры и любыми объектами. корпоративной архитектуры. Например, при изменении объектов или новых разработках.
- Получение обратной связи (комментариев, предложений, замечаний) по любому объекту ИТ-архитектуры от сотрудников организации. Онлайн-обсуждение и согласование изменений.
- Уведомления пользователей по различным каналам связи (о новых сообщениях от участников процессов или команд, об операционных рисках, о выходе новых версий объектов и т.д.)
- Установка плановых (целевых) значений показателей, контроль показателей (dashboard, графики).
- Регистрация (ввод) фактов-событий ИТ-рисков, контроль рисков.
- Передача команд в другие ИТ-системы на запуск или остановку сервисов / функций / скриптов.
- Назначение ИТ-задач сотрудникам и контроль их исполнения.
- Запуск экземпляров процессов на исполнение в ИТ-системах (BPMS, RPA).
- Сбор статистических данных и фактических значений показателей из ИТ-систем организации.
- Ведение детальной статистики просмотра сотрудниками материалов ЕЦУИТ. Это позволяет: контролировать, кто ознакомился с регламентами и ИТ-инструкциями; выявлять сотрудников, кто ни разу их не открывал; выявлять самые востребованные или самые неактуальные материалы (с максимальными и минимальными просмотрами соответственно).
- Экономия времени руководителей. Не нужно постоянно консультировать сотрудников, т.к. вся детальная рабочая информация (инструкции, описания действий в разных ситуациях, ответы на вопросы и т.п.) содержится в ЕЦУИТ. Ускорение работы с управленческой информацией и принятия решений (например, расследование ИТ-рисков, сравнительный анализ ИТ-систем, открытие проектов, аудиты и т.п.).
- Экономия времени сотрудников за счёт более эффективной работы с информацией при выполнении задач. Уменьшение трудоёмкости процессов и проектов, а значит расходов на персонал.
- Минимизация операционных рисков в работе сотрудников (ошибки, дефекты, нарушения) и рисков ИТ-систем (ошибки, сбои, безопасность). Как следствие – минимизация операционных убытков (потерь).
- Уменьшение зависимости от персонала на случай увольнения ключевых сотрудников или их временной нетрудоспособности. Достигается благодаря тому, что все знания и даже секреты выполнения технологических процессов и работы ИТ-систем оцифрованы и хранятся в едином центре.
- Уменьшение расходов на разработку и обновление (актуализацию) нормативных документов, ИТ-систем (программных продуктов).
- Персональная страница у каждого сотрудника (пользователя) с информацией, которая предназначена только для него.
- Разграничение прав доступа для всех пользователей, авторизация по логину и паролю.
- Расширенный поиск информации.
- Автоматическое обновление информации (карточки объектов, отчёты, документы) по расписанию на основе базы данных, в которой ведётся разработка и актуализация ИТ-архитектуры.
- Сохранение любой информации на локальный компьютер в виде файлов форматов Word, Excel, PDF.
- Доступ к ЕЦУИТ через любой современный веб-браузер, без установки какого-либо программного обеспечения на локальный компьютер пользователя.
- Мобильный доступ, возможность работы с помощью смартфона или планшета, например в командировке.
- Поддержка нескольких языков (для интерфейса и для данных).
- Интеграция с ИТ-системами организации.
- Сроки выполнения ИТ-проектов и делегированных задач. Где есть нарушения по срокам, а что уже успешно выполнено.
- Панели и статусы задач в рамках Agile (Scrum, Kanban).
- Степень реализации стратегии и стратегических целей в области ИТ, план-фактный анализ. Какие цели уже достигнуты, а по каким требуется дополнительное внимание.
- Текущие значения показателей технологических процессов и метрики здоровья ИТ-систем.
- Показатели и результаты работы конкретных сотрудников ИТ-департамента, системы мотивации.
- Результаты тестирования и обучения сотрудников за период.
- Операционные риски в части ИТ, которые реализовались за период.
- Изменения в бизнес-процессах и организационной структуре, которые оказывают влияние на ИТ-архитектуру.
- Последние реализованные изменения и разработки в ИТ-архитектуре организации.
- Обратная связь от сотрудников: новые поступившие предложения и идеи по развитию ИТ-архитектуры и внедрению инноваций, а также сообщения о недостатках (слабых сторонах).
- Претензии клиентов, связанные с работой ИТ-систем организации и технологических процессов.
- система бизнес-моделирования (например, Business Studio)
- система управления операционными рисками
- системы ИТ-мониторинга
- система управления проектами
- система управления процессами (BPMS)
- система роботизации процессов (RPA)
- система управления задачами (например, по Agile)
- системы информационной безопасности
- система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)