Единый центр управления ИТ-архитектурой организации

В статье рассмотрены задачи и функции единого центра управления ИТ-архитектурой организации, практические примеры, технологические особенности, информационная структура, экономические эффекты, методика разработки и внедрения. Большое внимание уделено архитектурному подходу, т.е. взаимосвязи ИТ-архитектуры и бизнес-архитектуры на единой базе данных (платформе). 

В организациях возникают значительные проблемы в области ИТ, когда информация по ИТ-архитектуре:

• является скрытой и доступна только узкому кругу специалистов, которые знают, где её искать, и как её интерпретировать
• является разрозненной и хранится на большом количестве разных не связанных друг с другом ресурсов
• не является оцифрованной, а хранится «в головах» узкого круга специалистов, или фрагментами в документах
• не связана или даже противоречит бизнес-архитектуре и бизнес-процессам
• содержит внутренние противоречия и несогласованность
• является не актуальной (устаревшей), обновляется только фрагментами и медленно (редко)

Для решения данных проблем необходима разработка единого центра управления ИТ-архитектурой организации (далее – ЕЦУИТ, см. Рис. 1). ЕЦУИТ – это ИТ-система (включая базу данных), которая содержит и позволяет за несколько секунд получить полную актуальную и взаимосвязанную информацию в оцифрованном виде о любом объекте ИТ-архитектуры организации, а также реализует управленческие функции. 

IT Architect: система управления ИТ-архитектурой

Выпущена новая версия 3.0 модуля «IT Architect: система управления ИТ-архитектурой» для Business Studio. Было сделано большое количество дополнений и доработок для детального моделирования, анализа и развития (оптимизации) ИТ-архитектуры организации. Главное преимущество и ценность предлагаемого функционала состоит в том, что устанавливается большое количество связей и взаимных влияний объектов ИТ-архитектуры со всеми объектами бизнес-архитектуры на основе единой базы данных и платформы Business Studio. 

Пользователи модуля (любых версий и годов приобретения) получают бессрочную бесплатную подписку на все следующие обновления и версии. 

Автор-разработчик: Исаев Роман, российский эксперт по организационному развитию, управлению бизнес-процессами, информационным технологиям в бизнесе. 

Построение и развитие ИТ-архитектуры организации

ИТ-архитектура является одним из важнейших компонентов организации (корпоративной архитектуры). Есть различные стандарты, подходы и модели (framework) к построению и развитию ИТ-архитектуры и корпоративной архитектуры, например: ITIL, TOGAF, ISO 15288, 20000, 27000, Zachman, COBIT, IT4IT и др. В данной статье рассмотрим комплекс основных этапов, который уже многократно зарекомендовал себя и апробирован во многих организациях. Каждый этап состоит из набора взаимосвязанных задач и инструкций. Детально они рассмотрены в источниках [1], [2] и [3]. 

Для создания всех графических моделей, реестров и справочников (классификаторов) по ИТ-архитектуре рекомендуется использовать специализированные программные продукты, например Business Studio, Archi, Microsoft Visio + Excel. Ключевыми исполнителями данных работ являются: ИТ-архитектор и ИТ-департамент в целом, процессный офис (или департамент бизнес-архитектуры), рабочие группы (команды) по соответствующим направлениям. 

Хотелось бы обратить внимание, что перечисленные далее этапы и задачи не являются разовыми, а должны выполняться постоянно с определённой периодичностью. Т.е. необходимо актуализировать и развивать все модели, справочники (классификаторы) и документы, выпускать новые версии, управлять изменениями. Иначе всё это потеряет ценность и перестанет соответствовать реальной внутренней деятельности организации и внешним факторам (требованиям, условиям). 

ИТ-архитектура организации и система регламентации ИТ-департамента

Цифровая трансформация, роботизация и внедрение самых современных информационных технологий является несомненным трендом на долгие годы вперёд. Всё это нуждается в качественной регламентации и моделировании. Т.е. важно не просто внедрять новые технологии, а сопровождать и обеспечивать все проекты и разработки детальной системой регламентации и моделей. В статье  рассмотрим структуру (Рис. 1) данной системы и приведём большое количество примеров многих её компонентов. Эта структура показывает, какой полный набор моделей и документов в идеале должен иметь современный ИТ-департамент средней и крупной организации (многих отраслей, особенно самых высокотехнологичных). 

Рис. 1. Структура системы регламентации ИТ-департамента (виды моделей и документов)

При разработке данной схемы автор учитывал следующие факторы. 

• Возможности систем бизнес-моделирования (Microsoft Visio, Business Studio [1] и др.) по разработке соответствующих моделей и документов. Это ключевой фактор, т.к. не имеет смысла говорить о каких-то моделях и включать их в рекомендуемую структуру, если их разработку не поддерживают современные системы. 
• Готовые типовые решения – «Большая библиотека системного аналитика и ИТ-архитектора» [2]
• Успешные практики и проектный опыт
• Актуальные задачи и потребности ИТ-департаментов ведущих организаций
• Требования национальных и международных стандартов и методологий в области ИТ (включая ITIL -  Information Technology Infrastructure Library, TOGAF - The Open Group Architecture Framework, Archimate, ISO/IEC/IEEE 42010 и др.)

Сразу следует обратить внимание, что данная схема не является абсолютной истиной и должна дорабатываться (корректироваться) под конкретную организацию. Т.е. можно перемещать разные компоненты (блоки) между категориями (группами), удалять, добавлять новые. Но предложенные подходы являются универсальными и применимы для широкого круга задач. 

ИТ-процессы и цифровая трансформация сменяют классическое процессное управление

Исаев Р.А. Эксперт по организационному развитию и процессному управлению. ГК «Современные технологии управления» Партнёр. Руководитель проектов, бизнес-тренер.

На сегодняшний день многие крупные и средние организации (особенно из финансовой отрасли) полностью описали (регламентировали) свои бизнес-процессы и даже построили бизнес-архитектуры (комплексные электронные модели своей деятельности). Эпоху массового спроса на регламентацию и классическое процессное управление сменяет эпоха цифровой трансформации, а также более узкоспециализированные задачи.

• Применение методологий гибкого управления Agile (Scrum, Kanban и др.) – см. [1]. 
• Организация управления операционными рисками с помощью процессного подхода. 
• Функционально-стоимостной анализ и имитационное моделирования процессов. Расчёт себестоимости процессов и снижение издержек, выбор оптимальных сценариев выполнения процессов (самых быстрых и эффективных). 
• Оптимизация процессов с помощью специальных методик – см. [2].

Автор выдвигает предположение, что через 5 лет более 70% бизнес-процессов в крупных и средних организациях (особенно в финансовых) будут выполняться в автоматическом режиме в ИТ-системах, т.е. без участия человека. Будут повсеместно применяться технологии искусственного интеллекта, роботизации, самообслуживания, технологии обработки больших данных и другие инновационные решения. Соответственно штат департамента информационных технологий становится самым большим в организации, а ИТ-директор и системный архитектор – главными действующими лицами. 

Чем отличаются понятия «автоматизация», «цифровизация» и «цифровая трансформация»? 

Автоматизация – это включение информационных систем (программного обеспечения) в алгоритм (модель) выполнения процесса и минимизация участия в нём человека.

Цифровизация – это автоматизация процесса с использованием максимально широкого спектра самых современных технологий. При этом цель не просто минимизировать участие человека в процессе, а оптимизировать и кардинально перестроить процесс в соответствии с лучшими практиками и инновациями. 

Цифровая трансформация относится уже не к отдельным процессам, а к работе организации в целом. Это изменение стратегии развития, бизнес-модели (модели ведения бизнеса) и бизнес-архитектуры, линейки продуктов (услуг) и каналов продаж, корпоративной культуры на основе передовых технологических решений и цифровизации. 

Идёт неизбежный переход от классического процессного управления к ИТ-процессам. Под ИТ-процессами в данном случае мы понимаем не процессы по управлению ИТ-инфраструктурой организации, а все процессы организации (в широком смысле), которые выполняются полностью в автоматическом режиме, либо у которых уровень автоматизированности составляет более 50%. Сюда входят процессы по реализации продуктов и услуг, обеспечивающие и управляющие процессы (см. Рис. 1).  

Уровень (показатель) автоматизированности может быть рассчитан по формуле: количество функций (или процедур), выполняющихся автоматически (без участия человека), разделить на общее количество функций в процессе. Например, в процессе всего 15 функций, из них 6 выполняются в автоматическом режиме, а 9 с участием человека. Показатель равен: 6 / 15 = 40%. Можно усложнить эту формулу и добавить для учёта больше факторов. Автоматически выполняемая функция может запускаться самостоятельно в рамках маршрута (модели) процесса, либо человеком (нажатие кнопки в программе). Например, специалист отправляет документы контрагенту в другую компанию через систему электронного документооборота (ЭДО) с электронной цифровой подписью (ЭЦП) вместо печати бумажного документа и отправки его с помощью курьерской службы. В данном случае функция (процедура) «Организация доставки документов» выполняется автоматически. 

Опыт самостоятельной разработки нового функционала, метаданных и модулей в Business Studio

Опыт самостоятельной разработки нового функционала, метаданных и модулей (решений) в Business Studio. Видео-запись доклада на девятой ежегодной конференции «Проектирование бизнес-архитектур 2020».

Автоматизация внутренних аудитов в банке

Разработка и внедрение системы менеджмента качества в банке подразумевает проведение периодических внутренних аудитов. Цель проведения аудитов - убедиться в том, что система соответствует всем установленным к ней требованиям, эффективно внедрена и поддерживается в рабочем состоянии. Аудиты должны проводиться через запланированные интервалы времени на всех этапах разработки, внедрения и поддержания СМК в рабочем состоянии. Проведение внутренних аудитов является одним из требований стандарта ISO 9001.
Например, в системе Business Studio можно планировать аудиты, получать график аудитов на основе составленного плана, фиксировать результаты проведенных аудитов и формировать отчеты по этим результатам.

Для того чтобы демонстрировать пригодность и эффективность системы менеджмента качества, банк должен проводить её анализ, а для анализа нужна информация о реальном состоянии СМК. Business Studio позволяет собирать информацию о значениях показателей процессов банка и выявленных несоответствиях. Несоответствия фиксируются по результатам внутренних аудитов, по результатам мониторинга процесса, по сообщениям (претензиям) от клиентов или от сотрудников подразделений банка. Причем все сотрудники могут оперативно вносить сообщения о выявленных несоответствиях непосредственно через специальный модуль Business Studio Cockpit. Факт обнаружения несоответствия фиксируется как "Сообщение о несоответствии". При этом указывается, на каком объекте обнаружено несоответствие и кто обнаружил данное несоответствие, т.е. источник. Источником несоответствия может выступать клиент, любой сотрудник банка или аудит (запланированная проверка в целом), в рамках которого было обнаружено несоответствие.

Краткий обзор BPM / ECM систем и их функционала

Система оперативного управления (СОУ) – это совокупность технологий и средств по управлению работой сотрудников, функциями и задачами, как внутри, так и за рамками бизнес-процессов. Поскольку управление задачами тесно связано с документооборотом, который в них проходит, то применяется более широкое название – система оперативного управления и документооборота (СОУД).
Функции СОУД

• Планирование проектов и бизнес-процессов (задач, функций)
• Реализация задач (ввод действий и документов по задачам)
• Получение отчётов о ходе выполнения задач
• Контроль за исполнением задач
• Мониторинг занятости персонала и оценка эффективности его работы
• Создание, передача, маршрутизация документов
• Управление данными: хранение, поиск, систематизация, архивация
• Обеспечение безопасности и конфиденциальности

Оперативное управление бизнес-процессами на сегодняшний день – это один из главных инструментов, который может дать быстрые и реально ощутимые результаты по повышению операционной эффективности бизнес-процессов и достижению показателей KPI.
Оперативное управление принесёт практическую ценность для большого количества бизнес-процессов организации: приём на работу новых сотрудников, разработка / модификация продуктов и услуг, открытие филиалов и развитие филиальной сети, согласование любых документов, работа с претензиями Клиентов, реализация проектов, обработка и выполнение заявок на внутренние ИТ-услуги от сотрудников, многое другое.

Связь бизнес-процессов и оперативного управления
Оперативное управление тесно связано с бизнес-процессами (см. Рис.). Любой бизнес-процесс на нижнем уровне представляет собой набор функций (задач), которые выполняются сотрудниками по определённым правилам (бизнес-логике). Не имея дерева (иерархического списка) и графических моделей бизнес-процессов, сложно организовать эффективное оперативное управление ими на системной и долгосрочной основе.
Если деятельность сотрудников подробно и оптимально регламентирована, а регламенты доведены до сотрудников и понятны – этого не всегда достаточно для эффективного выполнения бизнес-процессов. Важно ещё правильно организовать выполнение задач сотрудниками, т.е. правильно их планировать, распределять, контролировать и т.д. Таким образом, получается, что система оперативного управления предназначена для реализации бизнес-процессов на нижнем уровне.

Связь бизнес-процессов и оперативного управления

Автоматизация оперативного управления
Построение эффективной системы оперативного управления процессами невозможно без использования программных продуктов, т.е. автоматизации. Для этого предназначены системы класса BPM (Business Process Management). В некоторых источниках они имеют другое название: ECM (Enterprise Content Management) − управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной
Перечислим несколько возможных решений.

• DIRECTUM (Россия), http://www.directum.ru
• IBM Lotus Notes (США), http://www-142.ibm.com/software/products/ru/ru/notes/
• DocsVision (Россия), http://www.docsvision.com
• Motiw (Россия), http://www.motiw.ru 
• Microsoft Outlook (США), http://office.microsoft.com/ru-ru/outlook/

Данные решения позволяют выполнять с помощью компьютера все основные задачи по оперативному управлению и документообороту, разграничивать права доступа всех участников процессов, автоматически формировать различные отчёты, в онлайн-режиме предоставлять всю необходимую информацию пользователю и многое другое.
Перечислим типовой набор модулей, из которых состоит электронная система оперативного управления и документооборота.

• Управление электронными документами. Создание и хранение различных документов и материалов, поддержка жизненного цикла документов, назначение прав доступа, ведение истории работы, различные виды поиска и навигации.
• Управление процессами (workflow). Поддержка процессов согласования и обработки документов, выдача заданий и контроль их исполнения, обеспечение взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов.
• Управление совещаниями и встречами, календари. Планирование, подготовка и проведение совещаний и встреч (согласование места и времени, состава участников, повестки), формирование и рассылка протокола, контроль исполнения решений совещания.
• Управление взаимодействием с клиентами (CRM). Ведение единой базы клиентов, истории встреч, звонков, переписки, сопровождение процесса продаж, планирование маркетинговых мероприятий, анализ их эффективности и т.д.
• Управление показателями KPI. Оперативный контроль и анализ бизнес-процессов по показателям KPI, в том числе с поддержкой системы сбалансированных показателей (BSC / KPI).